【GTD 時間管理】5 個步驟讓你告別拖延、提升工作效率!

GTD 時間管理
GTD 時間管理

什麼是GTD工作法?

GTD(Getting Things Done):簡單翻譯就是【讓事情完成】

把所有零碎的事情都收集起來,然後像漏斗一樣,篩選分類任務

然後把所有任務安排上日期時間,這樣就可以輕易做到解放大腦了

為什麼需要使用GTD工作法?

記憶有限

因為大腦的短期記憶能夠儲存的空間有限,而長期記憶需要透夠複雜的過程才能編入。

所以這時候我們就需要類似第二大腦的概念,來幫助我們記下更多事物。

有必要把事情都記下來嗎?

我覺得有,因為這牽扯到一個有趣的心理機制,叫做【蔡加尼克效應】。

人對未完成或中斷的任務記憶更強,這讓我們更容易記住那些尚未完成的事。

對未完成的事記憶更強,聽起來好像不錯,但其實這是一個雙面刃。

以我為例,我今天寫作到一半突然想到要網購什麼,我如果不打開蝦皮把東西放進我的購物車,基本上我就會一直牽掛這件事情,進而影響到我的專注力。

所以我現在的作法是,在我的桌子旁邊擺一個小米手寫板,一想到什麼就趕快寫下來,然後再繼續保持專注。

GTD 時間管理的5個步驟

GTD 時間管理 5步驟

1.捕捉

盡量清空你的大腦,把所有想要做的事情都先放到這個資料夾。

捕捉想法

而捕捉這個動作非常重要,這個動作不管是你正在專心的工作,還是正在吃飯都可以使用。

:今天晚上要買什麼、明天要跟誰出門、後天要看什麼書

但是我最怕我正在騎車,或是洗澡的時候冒出來的想法,而這時候我就只能靠大腦硬記。

通常我都會忘記,但是後來某個時刻又突然想起來,趕快去做或記下來。

2.理清

這個階段我們要把所有在收件箱的東西全部清空

收集箱

判斷這件事是不是可以行動的,如果不行就丟到【垃圾桶、將來清單、參考資料】

  • 垃圾桶
    不重要的信息
    例:剛剛同事講的八卦
  • 將來清單
    現在不會用到 未來有機會用到
    例:學習出國旅行常講的英文
  • 參考資料
    像是主管傳的工作參考資料
    例:Excel的公式

如果可以行動,是可以2分鐘內完成嗎?
可以就執行,不行的就要進行到下一步整理。

3.整理

如果不是一定要自己做的事情,或是需要跟同事協作的,可以委派給別人,然後接著放入等待清單。

如果是固定的行程,就放到行事曆裡面。

:我後天晚上要去看牙醫

過濾到最後就會到下一步行動清單,通常裡面放的事情都是重要不緊急的。

:準備公務人員考試、轉職到別的工作

4.回顧

不斷檢視我們有哪些任務還沒完成,或是前3個步驟沒有執行的很徹底的。

有沒有什麼事項沒有發進收集箱,把事情都整理到該去的清單等。

你必須定時查看清單,養成每日、每周、每月檢視清單的習慣。

完成【回顧、清空、更新】等動作,定期安排好未來1週或2週的行動。

5.執行

這點最重要,如果沒有執行,搞再多管理系統都毫無意義。

執行就對了

主要執行的東西可以分成2樣

  1. 執行你GTD 設定好的任務
  2. 重複上述1~4的步驟(定期把收集箱的任務清空進行新的分配)

GTD 管理的個人實際操作

我這邊用Xmind,來實際操作一次

實際操作

使用GTD 管理常見問題?

一定要完全按照GTD的管理系統嗎?

不用,可以自由變化到你最習慣的方式就好

該使用哪款軟體來操作GTD 管理呢 ?

這邊我推薦TrelloXmind 這兩款是我目前使用下來覺得還不錯的

誰適合使用GTD 管理?

1.想提升自己的專注力

可以在捕捉階段把零碎的想法收集,進而釋放大腦達到專注力提升

2.想要提升生活效率的人

覺得自己的生活很沒效率,每天感覺都很忙,但卻都沒做什麼

3.尋求更好的組織和計劃能力時

你試過很多種時間管理技巧,但還是覺得效率不佳

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